I documenti di trasporto (DDT) e le fatture contengono un numero e una data di emissione che ne consentono l’identificazione certa. Inoltre entrambi sono documenti il cui nome e contenuto hanno un preciso significato non equivocabile.

Per la loro stessa natura quindi, la spedizione di tali documenti non necessita di lettere accompagnatorie esattamente come avviene nella realtà aziendale. Le imprese simulate che adottano questa procedura, non commettono un errore vero e proprio perché comunque si tratta di una libera scelta interna, rappresentano però agli utenti una modalità di gestione dei DDT e delle fatture emesse non del tutto coerente con le prassi reali.

Risulta invece corretto, nella spedizione di DDT e fatture a mezzo mail, indicare nell’oggetto e nel corpo della mail i riferimenti precisi dei documenti che vengono inviati.